Gestion des Tâches

Vanio crée automatiquement des tâches lorsque des événements se produisent — un invité effectue son check-out et déclenche une tâche de ménage, quelqu'un signale un problème de maintenance et crée une tâche de réparation, ou vous planifiez des inspections récurrentes. Les prestataires de services reçoivent tout ce dont ils ont besoin sur leurs téléphones pour effectuer leur travail efficacement.

Premiers Pas

Configuration de votre premier prestataire de services :

1. Allez dans Équipe dans votre barre latérale
2. Cliquez sur Ajouter un Membre d'Équipe → Prestataire de Services
3. Saisissez leur email et sélectionnez leur rôle (Agent d'entretien, Maintenance, Inspecteur)
4. Choisissez à quelles propriétés ils peuvent accéder
5. Cliquez sur Envoyer l'Invitation

Ils recevront un email avec les instructions de connexion et pourront commencer à accepter des tâches immédiatement.

[Capture d'écran : Page équipe montrant le formulaire d'invitation de prestataire de services]

Créer une tâche manuelle :

1. Allez dans Opérations → Tâches
2. Cliquez sur Créer une Tâche
3. Remplissez les détails — titre, propriété, date d'échéance, priorité
4. Assignez à un membre de l'équipe ou laissez non-assigné pour les enchères sur la marketplace
5. Ajoutez des instructions spéciales ou des checklists
6. Cliquez sur Créer

[Capture d'écran : Formulaire de création de tâche avec tous les champs visibles]

Comment Cela Fonctionne

La création automatique de tâches se produit quand :

• Un invité effectue son check-out → Une tâche de ménage apparaît pour l'agent d'entretien assigné
• Quelqu'un signale un problème → Une tâche de maintenance est créée et assignée
• Vanio détecte un problème → Une tâche de suivi est créée pour votre équipe
• Maintenance planifiée → Les tâches récurrentes apparaissent automatiquement

Vous verrez toutes les tâches dans votre tableau de bord Opérations avec des indicateurs de statut clairs.

Expérience du prestataire de services :

• Ils voient uniquement leurs tâches assignées
• Interface adaptée mobile qui fonctionne parfaitement sur téléphones
• Checklists étape par étape qui les guident à travers chaque travail
• Téléchargement de photos pour la documentation avant/après
• Finalisation en un clic une fois terminé

La coordination en temps réel se fait automatiquement. Quand un invité demande un check-in anticipé, Vanio vérifie si le ménage est terminé. Sinon, il demande directement à votre agent d'entretien s'il peut venir plus tôt. Selon leur réponse, Vanio approuve soit la demande soit suggère des alternatives à l'invité — le tout sans vous déranger.

Fonctionnalités Clés

• Checklists Intelligentes Checklists personnalisées pour chaque type de propriété. Votre maison de plage reçoit des étapes de ménage différentes de votre appartement en ville. Les checklists peuvent exiger des photos pour le contrôle qualité.

• Marketplace de Services Invitez plusieurs agents d'entretien et ouvriers de maintenance. Quand vous avez besoin de couverture, publiez des tâches sur votre marketplace et laissez les prestataires faire des offres. Vanio peut même auto-assigner les tâches urgentes aux membres d'équipe disponibles.

• Design Mobile-First Les prestataires de services travaillent depuis leurs téléphones. Gros boutons, photos claires, validations faciles. Tout conçu pour des personnes portant des gants ou travaillant sous un soleil intense.

• Contrôle Qualité Exigences de photos pour les éléments critiques. Prises avant/après. Vanio peut signaler les problèmes automatiquement et demander une reprise avant l'arrivée des invités.

• Coordination Automatique Vanio communique directement avec vos prestataires de services concernant les changements d'horaire, demandes spéciales et besoins urgents. Maintient tout le monde synchronisé sans inonder votre téléphone.

• Intégration de Facturation Suivi automatique du temps. Les prestataires de services pointent à l'entrée/sortie. Génération de factures basée sur le travail accompli. S'intègre avec votre comptabilité.

Cycle de Vie des Tâches

Chaque tâche passe par ces étapes :

1. Créée — La tâche apparaît dans le système
2. Assignée — Envoyée à un prestataire de services spécifique
3. Acceptée — Le prestataire confirme qu'il s'en chargera
4. En Cours — Le travail a commencé
5. Terminée — Le prestataire la marque comme accomplie
6. Vérifiée — Vous ou Vanio confirmez que tout semble correct

Vous recevez des notifications aux moments clés et pouvez intervenir à tout moment si quelque chose nécessite attention.

[Capture d'écran : Timeline de tâche montrant toutes les mises à jour de statut et messages]

Conseils et Bonnes Pratiques

Établissez des attentes claires dès le début. Lors de l'intégration de nouveaux prestataires de services, parcourez ensemble vos checklists spécifiques à chaque propriété. Montrez-leur exactement ce que signifie "prêt pour l'invité" pour chaque espace.

Utilisez les exigences de photos de manière stratégique. Exigez des photos pour les zones visibles par les invités et les points problématiques courants, mais n'en abusez pas. Trop de photos obligatoires ralentissent la finalisation.

Construisez votre réseau de secours. Ayez 2-3 agents d'entretien et personnes de maintenance dans votre marketplace. Quand votre agent d'entretien principal est malade, vous voulez des options.

Vérifiez l'expérience mobile. Essayez de compléter une checklist sur votre téléphone. Si c'est compliqué pour vous, c'est compliqué pour votre équipe.

Surveillez les temps de réponse. Suivez la rapidité avec laquelle les prestataires acceptent et terminent les tâches. Adressez-vous aux répondeurs lents avant qu'ils n'impactent l'expérience invité.

Célébrez le bon travail. Utilisez la fonctionnalité de messagerie pour remercier les prestataires pour d'excellentes photos ou pour être allés au-delà. La reconnaissance maintient les bonnes personnes.

Questions Fréquentes

Que se passe-t-il si un prestataire de services ne répond pas à une tâche ? Vanio envoie des rappels et fait remonter automatiquement vers vos prestataires de secours. Vous pouvez définir des règles d'escalade personnalisées pour chaque type de tâche — le ménage peut remonter en 2 heures, la maintenance en 24 heures.

Puis-je voir ce que font les prestataires de services en temps réel ? Oui. La timeline de tâche montre quand ils arrivent, commencent chaque section de la checklist, téléchargent des photos, et finissent. Vous saurez exactement où en sont les choses sans avoir à appeler ou envoyer de SMS.

Comment gérer les travaux urgents ou la maintenance d'urgence ? Définissez la priorité sur "Urgent" et Vanio contactera plusieurs prestataires immédiatement. Pour les vraies urgences, vous pouvez aussi envoyer des messages directs via la plateforme pour obtenir des réponses plus rapides qu'par email ou SMS.

[Capture d'écran : Notification de tâche urgente montrant comment elle apparaît tant au gestionnaire qu'aux prestataires de services]