Gästeportal

Jede Reservierung erhält automatisch ein Gästeportal – eine mobilfreundliche Webseite mit allem, was Ihre Gäste für ihren Aufenthalt benötigen. Keine App-Downloads erforderlich, und Gäste greifen über einen einfachen Link darauf zu, den Sie vor dem Check-in senden.

Das Portal zentralisiert Check-in-Anweisungen, Unterkunftsführer, lokale Empfehlungen und Zusatzverkaufsmöglichkeiten in einer gebrandeten Erfahrung, die auf jedem Gerät funktioniert.

Erste Schritte

Gästeportale werden automatisch für jede Reservierung erstellt, unabhängig von der Buchungsplattform. So richten Sie sie ein:

Portal-Einstellungen konfigurieren

1. Gehen Sie zu Einstellungen → Website in Ihrem Dashboard
2. Scrollen Sie zum Abschnitt Gästeportal
3. Aktivieren Sie Gästeportal aktivieren
4. Passen Sie Ihr Branding (Farben, Logo) an Ihre Direktbuchungswebsite an

[Screenshot: Portal-Einstellungsseite mit Branding-Optionen und Feature-Schaltern]

Unterkunftsinhalte einrichten

1. Navigieren Sie zu Unterkünfte und wählen Sie eine Auflistung aus
2. Klicken Sie auf den Tab Gästeführer
3. Fügen Sie Ihre Check-in-Anweisungen mit Fotos hinzu
4. Schließen Sie WLAN-Details, Geräteanleitungen und Hausregeln ein
5. Fügen Sie lokale Empfehlungen für Restaurants und Aktivitäten hinzu

[Screenshot: Unterkunfts-Gästeführer-Editor mit Rich-Text-Formatierung]

Portal-Links senden Portal-Links werden automatisch über Ihre Messaging-Automatisierungen gesendet, oder Sie können sie manuell von der Detailseite jeder Reservierung aus senden, indem Sie auf Portal-Link senden klicken.

Funktionsweise

Wenn ein Gast über eine beliebige Plattform bucht (Airbnb, Booking.com oder Ihre direkte Website), erstellt Vanio AI eine einzigartige Portalseite für diese Reservierung. Der Gast erhält einen Link per SMS oder E-Mail, typischerweise 24-48 Stunden vor dem Check-in.

Das Portal ist vollständig mobiloptimiert, da die meisten Gäste beim Reisen mit ihren Handys darauf zugreifen. Alles ist in klare Abschnitte organisiert:

Vor der Ankunft

• Reservierungsdetails und Bestätigung
• Nachrichten vor der Ankunft mit Ihnen
• Zusatzverkaufsmöglichkeiten (früher Check-in, später Checkout)

Während des Aufenthalts

• Schritt-für-Schritt Check-in-Anweisungen mit Fotos
• Zugangscodes (werden automatisch zur Check-in-Zeit angezeigt)
• Unterkunftsführer mit WLAN, Geräten und Annehmlichkeiten
• Lokale Empfehlungen, die Sie kuratiert haben
• Direktes Messaging außerhalb der Buchungsplattformen

Nach dem Checkout

• Rechnungen und Zahlungsbelege
• Checkout-Bestätigung
• Bewertungsanfragen

Hauptfunktionen

Intelligente Zugangscode-Anzeige Schlosscodes und Eingangsanweisungen erscheinen nur nach Ihrer festgelegten Check-in-Zeit, wodurch frühe Ankünfte verhindert werden, während sichergestellt wird, dass Gäste immer Zugang haben, wenn sie ihn benötigen.

Plattformunabhängiges Messaging Gäste können Sie direkt über das Portal kontaktieren, anstatt über Airbnb oder Booking.com zu gehen, was Ihnen bessere Kontrolle über die Kommunikation und schnellere Antwortzeiten gibt.

Automatisierte Zusatzverkäufe Das Portal bietet Zusatzleistungen, die Gäste direkt kaufen können:

• Früher Check-in (nur wenn verfügbar)
• Verlängerung des späten Checkouts
• Zwischenreinigung für längere Buchungen
• Kundenspezifische Services wie Flughafentransfers oder Lebensmitteleinkauf

Zahlungen werden automatisch verarbeitet und Einnahmen erscheinen in Ihren Eigentümerberichten.

Gebrandete Erfahrung Das Portal entspricht dem Branding Ihrer Direktbuchungswebsite und verstärkt Ihr Immobilienverwaltungsunternehmen auch bei OTA-Buchungen.

Mobile-First-Design Da Gäste typischerweise beim Reisen mit ihren Handys auf Portale zugreifen, ist alles für kleine Bildschirme mit großen Schaltflächen und einfacher Navigation optimiert.

Anpassungsoptionen

Unterkunftsspezifische Inhalte Jede Unterkunft erhält ihren eigenen Check-in-Führer, Hausregeln und lokale Empfehlungen. Sie können Fotos, schrittweise Anleitungen einschließen und einzigartige Annehmlichkeiten hervorheben.

Timing-Kontrollen Legen Sie fest, wann verschiedene Informationen sichtbar werden – zeigen Sie zum Beispiel Parkanweisungen sofort an, aber enthüllen Sie Türcodes erst nach 15 Uhr am Check-in-Tag.

Zusatzverkauf-Konfiguration Wählen Sie, welche Zusatzleistungen pro Unterkunft verfügbar sind und legen Sie Ihre Preise fest. Früher Check-in wird nur angeboten, wenn der vorherige Gast ausgecheckt hat und die Reinigung abgeschlossen ist.

Plattformspezifische Regeln Passen Sie Portal-Funktionen basierend auf der Buchungsquelle an. Sie könnten zum Beispiel bestimmte Zusatzverkäufe für Airbnb-Buchungen deaktivieren, während Sie sie für Direktbuchungen aktiv halten.

Tipps & Best Practices

Fotos in Anweisungen einschließen Gäste kommen müde und gestresst an. Fotos Ihres Gebäudeeingangs, Parkplatzes und Schlossstandorts eliminieren Verwirrung und reduzieren Support-Anrufe.

Lokale Empfehlungen kuratieren Listen Sie nicht einfach jedes nahe gelegene Restaurant auf. Wählen Sie 3-5 Favoriten in verschiedenen Kategorien (ungezwungenes Essen, gehoben, Kaffee, etc.) mit kurzen Beschreibungen, warum Sie sie empfehlen.

Ihre Anweisungen testen Gehen Sie Ihren eigenen Check-in-Prozess durch, indem Sie Ihren Portal-Anweisungen genau folgen. Bitten Sie Freunde oder Familie, es zu versuchen und notieren Sie verwirrende Schritte.

Zusatzverkäufe strategisch einsetzen Preisen Sie frühen Check-in und späten Checkout vernünftig – Sie möchten, dass Gäste ja sagen. Eine Gebühr von 25$ für frühen Check-in generiert Einnahmen und verwaltet Erwartungen besser als kostenlose frühe Ankünfte.

Informationen aktuell halten Aktualisieren Sie regelmäßig WLAN-Passwörter, lokale Empfehlungen und alle Unterkunftsdetails, die sich ändern. Veraltete Informationen frustrieren Gäste und erzeugen unnötige Nachrichten.

Häufige Fragen

Müssen Gäste eine App herunterladen? Nein. Das Portal funktioniert in jedem Webbrowser auf Handys, Tablets oder Computern. Gäste klicken einfach auf den Link, den Sie ihnen senden.

Kann ich das Portal für verschiedene Unterkünfte anpassen? Ja. Jede Unterkunft hat ihren eigenen Check-in-Führer, Hausregeln, lokale Empfehlungen und verfügbare Zusatzverkäufe. Das Gesamtbranding bleibt konsistent über Ihr Portfolio hinweg.

Was passiert, wenn Gäste über Airbnb buchen? Das Portal funktioniert gleich, unabhängig von der Buchungsplattform. Gäste erhalten Ihre gebrandete Erfahrung und können Sie direkt kontaktieren, auch bei OTA-Buchungen. Dies hilft dabei, direkte Beziehungen für zukünftige Aufenthalte aufzubauen.